Někdo se jako projektový manažer narodil, ostatní si musí problematiku osvojit. Tak či tak může být řízení některých projektů náročné i pro zkušené projekťáky. Často stačí, když se „sesype“ několik drobností. Termín odevzdání se blíží, úkoly nejsou dokončené a v týmu vládne špatná nálada. Co s tím? Alfou a omegou je prevence. Naučte se pečlivě plánovat, používat chytré nástroje - a nezapomeňte na potenciál generativní umělé inteligence, s jejíž pomocí zvládnete i ty nejnáročnější výzvy mnohem efektivněji.

Tři základní pilíře projektového řízení

Než se pustíte do realizace, ujasněte si cíl. Definujte si, čeho chcete v rámci projektu dosáhnout. Mějte na paměti, že bez srozumitelného cíle jen těžko motivujete a sjednotíte tým.

Dalším krokem je důsledné plánování včetně alternativních variant, na které plynule najedete, když se primární plán z jakéhokoliv důvodu pokazí. Začněte však tím, že projekt rozdělíte na menší kroky a stanovte termíny. Nezapomeňte si vyčlenit rezervu pro neočekávané události.

Po celou dobu nezapomínejte na význam komunikace. Se zadavatelem projektu i s týmem komunikujte jasně a srozumitelně. V obraze je udržíte pomocí pravidelných schůzek a samozřejmě i díky vhodně zvoleným komunikačním kanálům.

Jaké nástroje vám usnadní práci?

Pracovní náplň projektového manažera je sice náročná a vyčerpávající, ale se správnými pomocníky lze ušetřit spoustu práce i času. Za pozornost stojí především projektové platformy jako Trello, Asana či Monday.com – jsou nápomocné s organizací úkolů, komunikací a sledováním pokroku.

Dále pak komunikační nástroje jako Slack, Zoom a Google Meet pro snadnou online i offline komunikaci a spolupráci v rámci projektového týmu.

Dobrou volbou je také český CRM systém eWay-CRM, který obsahuje modul pro projektové řízení. Kromě široké palety funkcí pro správu projektů a zakázek láká na velmi přehledné rozhraní – jedná se o jednu z nejlépe hodnocených aplikací pro Outlook. V praxi to znamená, že nebudete muset přepínat mezi několika prostředími.

Proč delegovat některé úkony umělé inteligenci?

Co se týče moderních AI nástrojů, zvládají automatizací opakujících se úkolů, ale také náročné úkony v podobě analýzy dat, predikcí vývoje a optimalizací workflow.

V rámci automatizace zvládá umělá inteligence repetitivní úkoly (především scheduling, reporting, analýzu dat) a pomůže vám získat mnohem více času pro důležitější činnosti.

Velmi užitečná je také v oblasti predikce, protože dokáže velmi přesně předvídat rizika, problémy a termínové skluzy. Vytváří tak prostor na včasnou reakci a prevenci.

Na AI se můžete spolehnout také v kontextu datové analýzy a ladění workflow. Poradí vám, jak rozdělit úkoly, alokovat zdroje či nastavit časový harmonogram.

I s nejmodernějšími nástroji je ovšem naprosto zásadní svědomitý přístup projektového manažera a celého týmu. Generativní umělá inteligence je tu od toho, aby nám pomáhala, ale nikoliv zcela nahradila. Proto s ní pracujte chytře a s rozvahou a nezapomeňte na svou intuici – tu totiž AI postrádá.